Aufträge im Blick: Was ist fertig, was fehlt, wer übernimmt?

„Ist der Auftrag schon fertig?“ Die Antwort steckt in einer Liste, einer Nachricht und im Kopf der Kollegin, die heute fehlt. In einer gemeinsamen Übersicht sollten alle Beteiligten nachsehen können, was erledigt ist und wer als Nächstes etwas tun muss.

In Bearbeitung und trotzdem blockiert

Ein ausgedachtes Beispiel: Ein Betrieb fertigt 120 Teile. 80 sind bearbeitet, für die restlichen 40 fehlt eine Kundenfreigabe. Der Auftrag ist in Bearbeitung und teilweise blockiert. Deshalb gehören Arbeitsstand und Hindernis in getrennte Felder.

Für den Arbeitsstand können vier Begriffe reichen:

• Offen: Der Auftrag ist aufgenommen; Angaben oder Voraussetzungen fehlen noch.
• Bereit: Die vereinbarten Voraussetzungen für den nächsten Arbeitsgang liegen vor.
• In Bearbeitung: Die Ausführung hat begonnen. Fertige und offene Teilmengen werden ergänzt.
• Abgeschlossen: Die vereinbarten Abschlusskriterien sind erfüllt.

Vereinbaren Sie, was die Begriffe bei Ihnen bedeuten. Bezeichnet „abgeschlossen“ die fertige Produktion, muss eine noch offene Lieferung separat sichtbar bleiben. Schreiben Sie Hindernisse aus: „Freigabe für die restlichen 40 Teile fehlt“ lässt sich bearbeiten, „Kunde“ sagt zu wenig.

Eine Auftragskarte mit sechs Angaben

• Auftrag und Zusage: A-1047, 120 Teile; Liefertermin 23. Oktober.
• Arbeitsstand: In Bearbeitung. 80 Teile bearbeitet, 40 offen.
• Hindernis: Kundenfreigabe für die restlichen 40 Teile fehlt. Diese Teilmenge darf noch nicht weiterbearbeitet werden.
• Verantwortlich: Lea aus der Auftragsbearbeitung kümmert sich um die Freigabe.
• Nächste Handlung mit Termin: Lea fragt bis 20. Oktober, 12 Uhr, nach und meldet das Ergebnis an die Produktionsverantwortliche.
• Letzte Aktualisierung: 19. Oktober, 15 Uhr, durch die Produktionsverantwortliche, anhand der aktuellen Fertigungsmeldung.

Liefertermin und Handlungstermin erfüllen verschiedene Aufgaben. Der eine ist die Kundenzusage, der andere erinnert an den nächsten nötigen Schritt. Verweisen Sie von der Karte auf Zeichnungen oder Arbeitsunterlagen, die für die Ausführung gebraucht werden.

Wer übergibt an wen?

Legen Sie für jede Übergabe fest, wer sie auslösen darf, welche Angaben vorliegen müssen und wer übernimmt:

1. Vorbereitung: Menge, Termin und gültige Unterlagen prüfen, dann den Auftrag auf „bereit“ setzen.
2. Übernahme: Die ausführende Person bestätigt den Beginn der Arbeit.
3. Rückmeldung: Fertige Teilmengen, offener Rest und Hindernisse werden am vereinbarten Ort ergänzt.
4. Abschluss: Die zuständige Person prüft Abschlusskriterien und offene Restaufgaben.

Benennen Sie eine Vertretung für die Pflege der Übersicht. Die verantwortliche Person sorgt dafür, dass Rückmeldungen zusammenkommen und die nächste Aufgabe zugeordnet bleibt.

Bei Mengen- oder Terminänderungen halten Sie Bestätigung und betroffene Arbeiten fest. Prüfen Sie begonnene Teilmengen und informieren Sie die Beteiligten. Wird ein Handlungstermin überschritten, kennzeichnen Sie die ausstehende Rückmeldung. Der letzte Eintrag darf nicht wie eine aktuelle Bestätigung wirken.

Mit fünf offenen Aufträgen testen

Pflegen Sie die sechs Angaben einige Arbeitstage lang in einer gemeinsamen Liste. Nehmen Sie auch einen Auftrag mit Teilmenge und einen mit Hindernis auf.

• Kann eine Vertretung den nächsten Schritt ohne zusätzliche Erklärung nennen?
• Sind bei Übergaben Zuständigkeit, Unterlagen und Handlungstermin erkennbar?
• Welche Rückfragen kommen noch auf, und welche Angabe fehlt jeweils?
• Welche Felder verwendet niemand? Welche Begriffe werden unterschiedlich verstanden?

Eine Liste genügt, solange sie verlässlich gepflegt wird. Wenn Meldungen zusätzlich in andere Programme wandern oder Übergaben regelmäßig untergehen, prüfen Sie eine Anbindung oder eine kleine Anwendung. Die notierten Rückfragen zeigen, welche Funktion gebraucht wird.